Apa Itu Google Drive & Tips Cara Menggunakan Google Drive

Google Drive adalah layanan penyimpanan daring yang diluncurkan pada 24 April 2012. Layanan milik Google ini yang merupakan ekstensi dari Google Docs memberikan layanan penyimpanan gratis sebesar 15 GB, jika user ingin menambahnya lagi perlu membayar dengan harga yang ditentukan. Salah satu fitur unggulannya yaitu sinkronisasi data melalui folder khusus pada desktop atau dikenal juga dengan sebutan Desktop Sync Clients.

Dimanapun anda berada, baik itu di desktop atau di tablet ataupun smartphone, lebih dari satu orang bisa menggunakannya dalam waktu bersamaan. Untuk menjadi bagian dari kolaborasi, dokumen tersebut harus di share pada orang yang terpilih.

Batas limit sharing adalah 200 orang dan si pemilik dokumen lah yang berhak menentukan siapa saja yang dapat mengedit dokumen tersebut, siapa saja yg dapat menghapus, siapa saja yang dapat mengundang kolaborator lain dsb. Tak hanya itu, anda pun bisa berkomunikasi secara live dengan para kolaborator.

Anda pun bisa share dokumen anda ke siapapun dengan membuatnya menjadi public. Selain itu anda bisa memberi izin untuk para pengunjung untuk mengeditnya. Bagaimana orang bisa menemukannya jika anda tidak share link dokumen tersebut? Tak hanya itu, public dokumen juga terindeks dalam search engine.

Jika anda tidak ingat nama dokumen yang ingin anda cari tapi masih bisa ingat siapa yang share dokumen tersebut dengan anda, klik ‘Share with Me’ di menu kiri Google Drive, lalu akan ada list daftar dokumen-dokumen yang anda share bermunculan. Jika daftar tersebut terlalu panjang, anda bisa mengetik nama kolaborator pada kolom pencarian untuk membuat pencarian lebih spesifik.

Dropbox adalah layanan sinkronisasi yang popular yang memungkinkan para pengguna untuk mengedit sebuah file lalu editan tersebut muncul di setiap tempat anda online di mana Dropbox terinstal disana termasuk pada smartphone. Google Drive melakukan hal yang sama dan dapat bekerja pada tiap jenis dokumen, bukan hanya Docs, Sheets, dan Slides files.

Pada Google Drive, anda juga bisa mengakses file anda secara offline, tetapi hal ini hanya dapat dilakukan jika Google Drive Web app untuk Chrome terinstal di komputer anda – dan hanya berfungsi dengan browser Google Chrome atau Chrome OS device.

Jika anda pernah menggunakan Evernote, salah satu layanan penyimpanan data online terkenal, maka Google Drive memiliki fitur yang kurang-lebih serupa.

Dengan Google Drive, anda juga bisa mengubah/convert sebuah file yang anda upload menjadi Google Docs, Sheets atau format Slides. Caranya klik-kanan dan pilih “Open with” dan sub-menu akan muncul menawarkan beberapa pilihan seperti Google Drive Viewer (yang tidak mengubah apapun pada file tersebut), Docs, Sheets atau opsi Slides yang di mana file tersebut akan di duplikat ke sebuah format baru.

Seperti disebutkan tadi, Google Viewer bisa menjadi alat Viewer yang bermanfaat yang dapat menampilkan berbagai dokumen online seperti PDF dll. Anda tidak perlu meng-upload dokumen tersebut ke Google Drive, tetapi hanya perlu membuka halaman Viewer page kemudian masukkan URL dokumen yang anda inginkan dan konten dokumen tersebut akan muncul beserta links untuk sharing.

Salah satu fitur unik dari Google Drive mobile app adalah kemampuannya mengupload gambar/foto dan Google dapat mendetek huruf atau kata pada gambar tersebut sehingga dapat dicari melalui pencarian teks. Hal ini sangat bermanfaat jika banyak gambar yang diupload merupakan foto recipe, menu, bill dsb.

Anda dapat mengatur browser untuk menampilkan halaman dengan layar penuh, menyembunyikan semua menu dan toolbar, dengan mengklik F11. Di Google Drive, aplikasi ini juga dapat diatur menjadi layar penuh, menghilangkan menu aplikasi dan toolbar di bagian atas. Caranya, tekan opsi "Full Screen" di tampilan menu. Fitur ini bagus untuk menciptakan halaman tulisan bebas distraksi pada Docs sehingga anda bisa konsen penuh. Untuk kembali pada tampilan asal, tekan tombol Esc.

Jika anda tidak sengaja menghapus suatu file di Google Drive, anda bisa menarik filenya kembali dari Bin dalam waktu 30 hari sebelum akhirnya terhapus selamanya. Untuk file individu, anda bisa view dan memilih untuk restore sebuah revisi yang anda buat sebelumnya. Caranya, buka file yang anda inginkan pada situs Google Drive lalu tekan ‘Ctrl’ + ‘Alt’ + ‘G’ kemudian sebuah panel akan muncul di kanan layar menampilkan semua revisi yang pernah anda buat di waktu yang sebelumnya.

Secara default, Google Drive memungkinkan pengguna untuk melakukan restore sebanyak 100 revisi pada sebuah file. Sebenarnya jumlah revisi pada suatu file tidak dibatasi, hanya akan memakan storage space yang anda miliki saja. Untuk meng-nonaktifkan penghapusan secara otomatis, klik-kanan sebuah file pada Google Drive lalu pilih ‘Manage revisions’. Window lain akan muncul kemudian pilih file revisi mana yang tidak ingin anda lakukan auto-delete.